De omvang van identiteitsfraude wordt nog steeds onderschat. Er zijn tienduizenden falsificaties in omloop die gebruikt worden voor o.a. het afdekken van illegale arbeid, het onder valse naam verrichten van allerlei financiële (bancaire) handelingen of het verkrijgen van oneigenlijk toegang tot (beveiligde) gebouwen. Werkgevers in Nederland mogen alleen arbeidskrachten laten werken van wie ze de identiteit kennen en die in Nederland mogen werken. Welke identiteitsdocumenten voldoen hieraan? Wie zijn arbeidsgerechtigd in Nederland volgens Wet arbeid vreemdelingen (WAV) en de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie (WagwEU)? De uitvoering van een correcte verificatie op geldige identiteitsdocumenten en daarbij behorende werkvergunning voor arbeidskrachten is complex en vaak niet goed ingericht. In dit artikel komen aan bod: wet- en regelgeving, te nemen stappen in verificatie, bedrijfsrisico’s en mogelijke oplossingen voor juiste onboarding en verificatie.

In september organiseren bij de themadag ‘Van Right To Work naar Ready To Work’, voor meer informatie over deze kosteloze dag, klikt u hier. 

Right To Work

Iedereen die in Nederland wil werken, heeft een geldig ID-bewijs nodig. Voor nationaliteiten buiten de EER (Europese Economisch Ruimte) geldt de Right To Work (RTW) Check. Wie wanneer en hoeveel uren arbeid in Nederland mag verrichten is afhankelijk van de nationaliteit en tewerkstellingsvergunning. Alle werkgevers in Nederland kunnen te maken krijgen met de Wet arbeid vreemdelingen (WAV). Wanneer zij arbeid laten verrichten door vreemdelingen, geeft de WAV aan dat er in principe een tewerkstellingsvergunning nodig is (TWV). De in Nederland geldige identiteitsdocumenten worden aangegeven in de Wet op de Identificatieplicht (WID). De WID kent zelf geen strafbare feiten maar geeft aan welke documenten in Nederland geldig zijn. Wel geeft de WID een aantal verplichtingen aan verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht.

Volgens de WAV is een werkgever verplicht om de identiteit en de arbeidsgerechtigheid van personen te controleren vóórdat deze arbeid mag verrichten. Om hieraan te kunnen voldoen moet een werkgever een aantal stappen doorlopen.

Stappenplan voor verificatieplicht

(bron: Arbeidsinspectie)

1. Controle van identiteitsbewijs: De arbeidskracht moet een geldig, origineel identiteitsbewijs (dus geen kopie) kunnen tonen. De werkgever is verplicht het document te controleren op echtheid en geldigheid.
2. Controle van identiteit: De werkgever moet vaststellen dat het identiteitsdocument ook daadwerkelijk is van de persoon die in dienst komt (geen look-a-like). 
3. Controle van arbeidsgerechtigheid: Vervolgens moet worden vastgesteld of deze persoon ook inderdaad in Nederland arbeid mag verrichten. Door de verscheidenheid aan paspoorten, identiteitskaarten, Nederlandse verblijfsvergunningen en -aantekeningen en visa is dat verre van eenvoudig. Er zijn ongeveer 450 verschillende modellen die in Nederland gebruikt mogen worden als geldig identiteitsbewijs en ook direct inzicht geven op de gerechtigheid bij arbeid (bron: PG Support).
4. Bewaarplicht: werkgevers moeten een elektronische of papieren kopie bewaren van het identiteitsbewijs van mensen die bij hen in dienst komen. Ook bij inlening van werk moet de feitelijke werkgever van mensen van buiten de EER en Zwitserland die niet bij hen in dienst zijn, een kopie opnemen in de administratie en vijf jaar bewaren. In andere gevallen mag dit juist niet vanuit AVG-regelgeving.

Hoge bedrijfsrisico’s bij identiteitsfraude

Identiteitsfraude in Nederland is een groot maatschappelijk probleem. Hoewel identiteitsfraude bij organisaties veelal onbewust plaatsvindt, maakt de arbeidsinspectie geen onderscheid tussen bewuste fraude en ‘een vergissing’. Dit kan organisaties en personen die het slachtoffer zijn financieel zwaar raken. Identiteitsfraude kent namelijk een ketenaansprakelijkheid. Dat betekent dat zowel de werkgever van de arbeidskracht, de eventuele arbeidsbemiddelaar (UZB) en zelfs de opdrachtgever waar de arbeidskracht aan het werk is, aansprakelijk worden gesteld bij een foute verificatie. Iedereen in deze keten ontvangt dan een geldboete per arbeidskracht. Die boete start vanaf een bedrag van 8000 euro per persoon en kan aardig oplopen bij meerdere verificatiefouten. Ook als een geldig WID document in de administratie ontbreekt, levert dat een boete op van 2250 euro.

Een nog groter probleem voor de organisatie is de reputatieschade die ze oploopt als blijkt dat de uitvoering van de WID niet goed uitgevoerd is. Zodra bekend is dat er fraude is gepleegd, kunnen opdrachtgevers opdrachten intrekken en worden behaalde certificeringen ongeldig. De vertrouwensschade is op termijn wellicht groter dan de financiële boete die een organisatie moet betalen. Uiteraard heeft identiteitsfraude ook gevolgen voor de persoon om wie het gaat. 

Voorkom bedrijfsrisico met correcte verificatie

Een fout is snel gemaakt. De juiste specialistische kennis en permanente controle ontbreken vaak bij organisaties om Right To Work Check en de WID goed uit te voeren. Het is een ingewikkeld proces dat eenvoudiger kan door automatische ID-verificatie via een gecontroleerd proces en inzet van specialisten. Zij kunnen vlot beoordelen of een nieuwe medewerker in Nederland voor het geldende aantal uren werk voor de organisatie mag verrichten. Investeren in een gedegen tewerkstellingscontrole leidt tot een eerlijke arbeidsmarkt en voorkomt hoge bedrijfsrisico’s. Lees meer over onze online ID onboarding en verificatie oplossing.

Ready to Work

OP 12 september organiseren we een Themadag ‘Van Right to Work naar Ready to Work: oplossingen voor onboarding & verification’. Gastspreker Kevin Cabout van Tewerkstelling.nl inspireert met diverse voorbeelden over hoe verschillende verplichtingen en regelgevingen samengaan met een tewerkstelling. Interesse om deel te nemen? Reserveer dan nu uw plek via dit contactformulier.

Voor vragen, neem contact met Willem Langendonk op via de Livechat of ons contactformulier.